J’ai présentement ZÉRO courriel dans ma boîte de réception. Je vous partage comment la méthode Inbox Zero me permet de gérer efficacement mes courriels en peu de temps.
Ma vision est de ne jamais ouvrir un courriel deux fois. C’est une perte de temps de devoir lire et relire un courriel sans prendre action. Quand je prends un moment pour consulter mes courriels, je veux les gérer une seule fois. J’applique donc l’une de ces 5 actions pour avoir un Inbox Zero.
1. Supprimer les courriels inutiles
Tout d’abord, si le courriel n’est pas utile, notamment pour les infolettres que j’ai lues ou les « merci! », je le supprime. Si le courriel ne contient aucune information qui nécessite de l’archiver, je ne le garde pas. J’essaie toujours de minimiser le nombre de courriels que je garde. Cela me permet de plus facilement retrouver les messages importants.
2. Se désabonner des infolettres ou bloquer les spams
De même, si c’est du contenu qui n’a pas d’intérêt pour moi ou qui est du spam, je me désabonne ou je bloque l’émetteur. Finito! Le but est de réduire le nombre de courriels qui entrent dans ma boîte de réception. Ainsi, je gère un moins grand volume de message et je gagne du temps dans le futur.
3. Classer les courriels par projet ou client
Toutefois, si j’ai encore besoin de l’information contenue dans un message, j’archive le courriel. Même si j’ai besoin de l’information à très court terme. C’est plus facile de retrouver l’information au moment où je travaille sur le projet. Cependant, je ne place pas ces courriels dans une archive générale. J’ai un dossier pour chaque client (ou chaque projet, selon le contexte).
Avec un solide système de classement, c’est extrêmement facile de retrouver un courriel. Et ce, même si votre outil de recherche ne fonctionne pas bien. Je garde donc seulement ce qui est utile et je le classe dans le bon dossier.
4. Répondre aux messages
Quand je consulte mes courriels, j’essaie d’y répondre immédiatement. C’est aussi pour ça que j’en je consulte ma boîte de réception, je me mets en mode réponse. En d’autres mots, je sais que j’ai le temps et l’énergie pour répondre à mes clients.
Pour des demandes rapides, j’essaie de le faire immédiatement. Ici, je pense entre autres à des demandes de rencontres. Je ne prévois pas de tâche. Je me mets en mode action. Comme ça, cette petite demande qui prend moins de 2 minutes à répondre n’encombre pas mon esprit.
5. Ajouter à ma to do list
Enfin, si le courriel est une demande substantielle (corrections, brief, régler un problème, etc.), je transforme le courriel en tâche et je l’ajoute à Todoist. Ainsi, plutôt que d’avoir un courriel ouvert dans ma boîte de réception, j’ajoute une tâche à ma to do list. Je peux donc choisir le meilleur moment pour prendre action.
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Je vais ensuite répondre à mon client en lui faisant savoir le moment où il aura un retour. Je vais lui répondre quelque chose du genre : « J’ai reçu tes corrections, je t’envoie la version finale demain. »
Si c’est un courriel qui nécessite une réponse, mais que je n’ai pas le temps, je le transforme en tâche. J’ajoute « Répondre à X concernant Y d’ici demain » à Todoist. Mes clients ne dictent pas mon horaire et surtout pas ma boîte courriel.
Je peux finalement classer le courriel dans le dossier en lien avec le client. Il sera donc facile à retrouver au moment où je l’aurai besoin. Et il n’encombre pas ma boite de réception.
Les avantages du Inbox Zero
Un courriel ouvert dans une boîte de réception devra être consulté une deuxième fois. Je préfère prendre action immédiatement. Que ce soit en y répondant, en le classant, en le transformant en tâche ou en le supprimant. La méthode Inbox Zero prend un peu de pratique et de discipline, mais c’est un game changer! Ça évite les pertes de temps et le stress que les courriels peuvent générer.
Donc, quand vous prenez un moment pour consulter vos courriels, un moment qui vous convient, bien sûr, appliquez les actions du Inbox Zero. Vous allez voir que vos courriels ne contrôlent plus votre vie. Mais bien que vous contrôlez vos courriels!
